Sabe qual é um dos maiores erros cometidos pelas empresas depois de contratar um novo funcionário? Não realizar uma integração adequada para receber e preparar esse profissional. 

E, quando falamos em integração, não estamos nos referindo apenas a uma apresentação em slides mostrando a história da empresa como a maioria dos gestores fazem. Isso é muito pouco para que o novo colaborador compreenda onde está chegando, qual é a cultura organizacional, quais são os desafios do negócio e o que se espera dele. 

Para você ter noção, de acordo com a Gupy, apenas 12% dos profissionais afirmam que suas empresas fazem um bom trabalho de integração. Em muitos casos, o onboarding é confundido com tarefas básicas, como criar um e-mail corporativo e liberar o acesso aos sistemas.

Outro dado mostra que, 15% dos profissionais decidem deixar a empresa quando não encontram um programa de onboarding bem estruturado. Além disso, pessoas que participam de uma integração eficiente apresentam 69% mais chances de permanecer na organização por pelo menos três anos.
Esses números mostram que contratar bem não é suficiente, a empresa também precisa saber receber, integrar, desenvolver e acompanhar. 

Se você é empresário ou gestor e nunca ouviu falar em onboarding de colaboradores, vou te explicar na prática. O onboarding de colaboradores é o processo estruturado de acolhimento, integração e adaptação de um novo profissional a uma empresa. A palavra vem do inglês "embarcar", representando a jornada inicial em que o funcionário conhece a cultura, as ferramentas, a rotina e as expectativas do cargo .

O onboarding precisa apresentar o todo

Quando falamos em integração, estamos falando de uma experiência estruturada que permita ao profissional compreender:

• A cultura da empresa;
• Os desafios e objetivos do negócio;
• Os produtos e serviços oferecidos;
• As áreas e suas responsabilidades;
• Os processos internos;
• As atribuições do seu cargo;
• Os indicadores pelos quais será avaliado;
• As expectativas para os seus primeiros 90 dias.

Também atuo como professor de Gestão de Pessoas e Employee Experience em diversas universidades pelo Brasil. Minha orientação é que o onboarding seja estruturado nas seguintes etapas:

Integração sobre a cultura - Apresentar propósito, missão, visão, valores, comportamentos esperados, história e jeito de trabalhar da organização.

Apresentação das áreas - Explicar a estrutura da empresa, as responsabilidades de cada setor e como as áreas se relacionam.

Treinamento sobre processos - Ensinar os procedimentos, sistemas, fluxos de trabalho, padrões de qualidade e principais rotinas da função.

Treinamento sobre produtos e serviços - Garantir que o colaborador compreenda o portfólio, os diferenciais, o perfil dos clientes e a proposta de valor da empresa.

Descrição do cargo - Apresentar detalhadamente as responsabilidades, entregas, limites de atuação
e interfaces da função.

Expectativas para os primeiros 90 dias - Definir claramente o que deve ser aprendido,
realizado e entregue durante o período inicial.

Indicadores de performance - Explicar quais indicadores serão acompanhados, como serão calculados e quais resultados são esperados.

Job rotation - Proporcionar momentos de vivência em outras áreas para que o profissional entenda a
dinâmica completa do negócio.

Acompanhamento e feedback - Realizar encontros semanais de alinhamento e avaliações mensais durante os primeiros 90 dias.

Quando a empresa dedica tempo à integração, reduz a necessidade de correções, acelera a aprendizagem e prepara melhor o colaborador para assumir sua função. 

Outro ponto de atenção que trago aqui é: experiência profissional não elimina a necessidade de integração 

Um alerta importante para diretores, empresários e gestores, é que até mesmo uma pessoa experiente precisa passar por todas essas etapas. Experiência anterior não significa conhecimento sobre a realidade da nova empresa. Cada organização tem sua própria cultura, seus processos, produtos, sistemas, padrões de qualidade, clientes e formas de tomar decisões.

Por isso, não se pode contratar uma pessoa experiente e simplesmente dizer: “Você já sabe o que deve fazer”. Ela pode conhecer a função, mas ainda não conhece o jeito de ser e de trabalhar daquela empresa.

O pulo do gato na gestão: os primeiros 90 dias precisam ter expectativas claras 

O gestor deve deixar claro o que a empresa espera do novo colaborador nos primeiros 30, 60 e 90 dias.

Isso inclui:

• O que ele precisa aprender;
• Quais processos deve dominar;
• Quais relacionamentos internos precisa construir;
• Quais atividades deve começar a executar;
• Quais entregas precisa realizar;
• Quais indicadores serão acompanhados.

Entretanto, definir expectativas não é suficiente, o gestor também precisa realizar, semanalmente, uma conversa rápida de 1:1 com o novo profissional. 

Esse encontro deve ser utilizado para acompanhar a adaptação, esclarecer dúvidas, oferecer direcionamento, corrigir desvios e reconhecer avanços. Essa
prática reduz ruídos de comunicação e evita que pequenos problemas se transformem em falhas maiores. 

Onboarding não acontece somente no primeiro dia 

Outro erro frequente é acreditar que o onboarding termina depois da apresentação institucional ou da primeira semana de trabalho.

Um onboarding eficiente deve durar, pelo menos, 90 dias e contemplar:

• Treinamentos;
• Acompanhamento da liderança;
• Alinhamentos semanais;
• Feedbacks mensais;
• Avaliação da adaptação;
• Desenvolvimento técnico e comportamental;
• Verificação da evolução dos indicadores;
• Revisão das expectativas estabelecidas.

O onboarding é uma jornada de desenvolvimento, e não apenas um evento de um dia ou uma semana.

Também vejo muitos gestores afirmarem que determinado colaborador “não performou em 90 dias” e, por isso, precisa ser substituído. Antes de tomar essa decisão, a empresa precisa avaliar se ofereceu condições adequadas para que essa pessoa pudesse performar. 

Ela recebeu treinamento? Conheceu os processos? Entendeu as metas? Teve acompanhamento? Recebeu feedback? Sabia exatamente o que se esperava dela?

Demitir e contratar novamente gera um custo elevado para a operação. A empresa precisa reabrir a vaga, mobilizar o RH, realizar entrevistas, admitir outra pessoa, reiniciar a curva de aprendizagem e conviver com um período adicional de baixa produtividade.

Para finalizar essa leitura, faça um teste rápido sobre o onboarding da sua empresa 

Responda com sinceridade:

1. A sua empresa possui um processo de onboarding documentado?
2. Esse processo contempla cultura, áreas, produtos, serviços, processos, descrição do cargo, indicadores e expectativas?
3. O acompanhamento do novo colaborador dura pelo menos 90 dias?
4. Os gestores foram treinados para conduzir o onboarding e realizar reuniões de 1:1?

Se a resposta foi “não” para a maioria dessas perguntas, provavelmente a sua empresa está sofrendo com falhas de integração, e também está fazendo o novo colaborador sofrer.

Um onboarding bem estruturado não é apenas uma ação do RH, é uma responsabilidade compartilhada entre RH, liderança e áreas do negócio. 

Contratar coloca o profissional dentro da empresa. Integrar, desenvolver e acompanhar é o que faz essa pessoa realmente embarcar na cultura, compreender sua função e entregar resultados. 

Para mais dicas, ouça meu podcast. 

Me siga no Instagram: @coelhofernandofalou

Fernando Coelho 

Professor de Negócios, PhD em Educação com foco desenvolvimento de competências de vendas, negócios e experiência do cliente pela Universidade de Coimbra. 

Selecionado pela Favikon como profissional mais influente de experiência do cliente do Brasil.

Diretor do Instituto Experiência do Cliente. 

Diretor Técnico do Cliente Oculto IEC.

Palestrante e Autor dos livros Gestão de Vendas e Experiência do Cliente, CX Descomplicado, Fidelizando o Cliente na Prática e mais 4 obras. Selecionado pela Metricx como um dos melhores autores brasileiros na área de Experiência do Cliente. 

Conselheiro Consultivo de empresas.

Professor convidado na ESPM Rio, UEMA e Instituto Navigare. 

As opiniões, crenças e posicionamentos expostos em artigos e/ou textos de opinião não representam a posição do Imirante.com. A responsabilidade pelas publicações destes restringe-se aos respectivos autores.

Receba também as principais notícias do Maranhão, do Brasil e do mundo diretamente no seu e-mail. Cadastre-se gratuitamente no Imirante.com e ative a opção "Receber conteúdos por e-mail" para acompanhar a Newsletter do Imirante.

Leia outras notícias em Imirante.com. Siga, também, o Imirante nas redes sociais X, Instagram, TikTok e canal no Whatsapp. Curta nossa página no Facebook e Youtube. Envie informações à Redação do Portal por meio do Whatsapp pelo telefone (98) 99209-2383.