A partir de quarta-feira, 5, os documentos judiciais passaram a ter tempo de permanência, eliminação e guarda definidos pelo Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA). A decisão é do Órgão Especial do Tribunal que aprovou, em sessão administrativa, Resolução que institui o Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade do Poder Judiciário Estadual.
A regulamentação padroniza a emissão, o gerenciamento e a eliminação de documentos, de acordo com as regras legais e a Resolução nº 14/2013, que instituiu o Plano de Gestão Documental do TJMA.
O Plano foi apresentado pelo presidente da Comissão de Documentação, Revista e Jurisprudência e Biblioteca, desembargador Lourival Serejo, que explicou que as tabelas objetivam adequar a organização desses documentos às diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
O Proname visa ao aprimoramento da gestão de documentos gerados com as atividades administrativas e judiciais, além da implantação de políticas públicas que melhorem a prestação jurisdicional.
PRAZOS – O Plano é composto por uma tabela que prevê os prazos para eliminação e guarda dos arquivos da atividade-fim, que é subdividida na tabela de classes e de assuntos, que se complementam; e por uma outra tabela com prazos sobre os documentos das atividades-meio, que servem às atividades administrativas.
Os prazos de eliminação dos documentos oriundos das atividades-meio variam de um a 95 anos, entre as fases corrente e intermediária (fase de guarda), quando seguem para eliminação ou guarda permanente (destinação final). À guarda permanente, destinam-se documentos essenciais à preservação da história e memória do Poder Judiciário, entre os quais estão relatórios, estudos, normas, projetos, informações de concursos, entre outros.
Os arquivos pertencentes à atividade-fim (judiciais) têm prazo de guarda (após a baixa definitiva) entre 10 e 40 anos, após o qual seguirão para eliminação ou guarda permanente. Os papéis a serem preservados incluem registros públicos, como registros de nascimento, casamento, óbitos e de imóveis; adoções; heranças; conflitos fundiários; patrimônio histórico; desapropriações; improbidade administrativa; ações populares e civis públicas; CPIs, entre outros.
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