Sua empresa tem problemas de comunicação? Existem 3 práticas que podem ajudar
O problema de comunicação é frequente em diversas empresas. Como melhorar a efetividade da comunicação organizacional? O Professor de Negócios, PhD, Fernando Coelho dá dicas importantes.
Quem nunca viveu essas situações? Colegas de trabalho que não entendem o que você disse; pessoas no escritório que não entregaram as demandas no prazo por causa de um ruído de comunicação; má interpretação de um e-mail muito longo, e por ai vai.
A comunicação é um dos elementos mais antigos das relações humanas, mas, até hoje é motivo de desentendimento e stress, sobretudo, dentro das organizações.
Segundo a Consultoria Pumble, 40% dos líderes de negócio afirmam que comunicação ineficaz reduz a produtividade no trabalho e 37% dizem que isso leva à extensão de prazos nos projetos.
Um outro estudo divulgado pela Project Management Institute (PMI) mostra que as grandes empresas também passam por isso. 64% das empresas enfrentam falhas de comunicação, de acordo com uma pesquisa com grandes organizações como Petrobras, Vale, IBM e HP.
Falar todo mundo fala, mas, a comunicação precisa ter uma estrutura adequada para ser assertiva. Como Professor de Negócios e Comunicação, em uma das minhas capacitações para executivos: “Comunicação para negócios”, trago 3 elementos que são essenciais para uma comunicação assertiva nas organizações: proatividade, preventividade e brevidade.
Anota isso: não importa se você é analista, gestor ou diretor, incluir estes 3 elementos na sua rotina empresarial e práticas de comunicação, trará grandes benefícios para você e para seus colegas de trabalho.
PROATIVIDADE DA COMUNICAÇÃO: não espere ninguém te perguntar sobre uma demanda ou sobre um projeto. Profissionais de alta performance são proativos nas tarefas e práticas informacionais. Se você tem um projeto na mão ou uma tarefa em andamento, traga informações sobre o status e andamento de forma proativa, ou seja, antecipada. Na comunicação de alto desempenho chamamos isso de cadência de comunicação, que serve para atualizar e deixar todos alinhados com o que está acontecendo. Isso permite ajustes ou inovações, caso seja necessário.
COMUNICAÇÃO PREVENTIVA: sempre que for comunicar algo para um cliente, colega de trabalho ou em projeto de negócio, faça um exercício de pensar nas possíveis dúvidas que o interlocutor pode ter. Na gestão de assessoria de imprensa existe uma prática chamada Q&A, que é a sigla em inglês para "Questions & Answers", que significa "Perguntas e Respostas" em português, e se refere a um formato de interação onde perguntas são feitas e respondidas preventivamente, comum em sites (FAQs), eventos (webinars, palestras), marketing, jornalismo e suporte técnico para esclarecer dúvidas e compartilhar conhecimento. Gosto muito dessa prática pois antecipa possíveis dúvidas e acelera a compreensão, sobretudo, em projetos complexos ou lançamentos.
BREVIDADE DA COMUNICAÇÃO: já ouviu aquela máxima do “menos é mais”.
Sua comunicação de cadência precisa ser breve, objetiva e conclusiva. No livro Hábitos de Equipe: O Poder de Pequenas Ações que nos Levam a Resultados Extraordinários, o autor, Charlie Gilkey, propõem que a comunicação eficiente não pode passar de 5 linhas. Dessa forma você treina seu cérebro para um mundo que exige agilidade. Sua comunicação deve ser “completa” sem ser prolixa: pense o que você vai falar, como vai expor, para quem, onde e o resultado esperado – em 5 linhas.
Estes 3 elementos podem ajudar consistentemente na eficiência e efetividade da sua comunicação no trabalho!
Agora, pare e pense como estão estes temas na sua empresa.
Para mais dicas, ouça meu podcast.
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Fernando Coelho
Professor de Negócios, PhD em Gamificação e Desenvolvimento de Pessoas pela Universidade de Coimbra.
Diretor do Instituto Experiência do Cliente.
Palestrante e Autor dos livros Gestão de Vendas e Experiência do Cliente, CX Descomplicado, Fidelizando o Cliente na Prática e mais 4 obras. Selecionado pela Metricx como um dos melhores autores brasileiros na área de Experiência do Cliente.
Conselheiro Consultivo de empresas.
Professor convidado na ESPM Rio, UEMA e Instituto Navigare.
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