SÃO LUÍS - Com o objetivo de melhorar a gestão dos seus documentos, a Companhia de Saneamento Ambiental do Maranhão (Caema), deu início à digitalização dos seus arquivos, por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tecnologia que proporciona um meio prático e fácil de criar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
Por meio desse processo, o suporte físico de dados é convertido para um formato digital que pretende dinamizar o acesso das informações por meio da visualização instantânea das imagens a vários usuários simultaneamente.
A digitalização ocorre em duas etapas. Na primeira etapa ocorre a organização dos documentos do arquivo. Depois começam as atividades de digitalização, que incluem a preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web.
Com o novo sistema, todas as dependências da companhia poderão localizar os documentos de forma rápida, pois a busca do arquivo será feita através da internet, com a vantagem de poder ser visualizado de qualquer lugar.
Para o manuseio do novo sistema de gestão, os funcionários da Caema estão passando por um treinamento ministrado por Alcione Arcanjo, diretor da empresa Arquivar, responsável pelo processo de migração para o meio digital.
Para a diretora Administrativa e Financeira da companhia, Ivana Colvara de Sousa, o acesso ao novo modelo de pesquisa documental é muito relevante uma vez que, poderá resgatar e manter organizada, a memória da Caema, já que o arquivo anterior encontrava-se sem estrutura adequada para a guarda dos documentos. "Com o novo sistema, o acesso às informações será bem mais fácil evitando que se percam informações preciosas da empresa", disse.
A guarda gerenciada dos documentos é uma solução prática, eficaz e segura que traz a melhor relação custo-benefício para preservação do acervo da companhia.
Segundo o chefe do Departamento de Gestão de Pessoas, Walter Castro, a realização desse projeto era uma necessidade de muitos anos, que está sendo concretizada agora com o esforço da atual gestão.
Com informações da Caema.
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