Quando se fala em organização pública principalmente logo se pensa em hierarquia e respeita-la é requisito indispensável à disciplina, obediência aos superiores, condição inerente à democracia e ao pleno exercício da cidadania.

Os organogramas tradicionais retratam essa hierarquia e representam qualquer estrutura organizacional verticalizada. Herança ou inspiração militar, quem está no topo comanda quem está na base decorrendo a ideia errônea de que a implementação de qualquer ação deve começar, sempre, com quem está no topo, descendo e subindo a escala hierárquica quantas vezes for necessária até que possa ser implementada.

Assim sendo, pode-se afirmar que a burocracia, usualmente vista de forma negativa, no mínimo atrapalha resultados positivos.

As pessoas que fazem a organização, sem que percebam isso, dependem uma das outras. Cada uma no seu trabalho, na tarefa que desempenha, relaciona-se pelo menos a mais duas outras: aquela que lhe instrumenta a tarefa - sua fornecedora - e a outra que recebe o produto dessa tarefa - sua cliente; por conseguinte, ora se é cliente ou fornecedor, e vice-versa.

Quando se atinge esse nível de compreensão todos podem ser considerados partícipes de um processo de trabalho, de uma equipe retratada em um fluxograma, e todos estarão no mesmo nível operacional independente de seus cargos e funções.

Um processo de trabalho é, por definição, um conjunto de tarefas; essas tarefas tem uma rotina que pode ser representada por fluxogramas. Desta forma participam de um processo de trabalho tanto aqueles que estão no topo da organização quanto os que estão na base; atingem a interdependência e transformam-se em uma verdadeira Equipe constituindo a estrutura horizontal, onde ninguém está só e todos dependem de todos.

Para que as pessoas possam atingir esse estágio, contudo, precisam de conscientização, precisam ‘enxergar’ e absorver o que estão fazendo e entender sua importância no contexto da organização.

“Mudar a maneira de pensar, para mudar a maneira de agir.” Ninguém muda sua maneira de pensar apenas com base em determinações escritas, em Manuais de Serviço; todos devem procurar compreender as vantagens da gerência de processos de trabalho, para mudar sua maneira de agir. Torna-se necessário treinamento, que deve ser uma atividade permanente.
Processos de trabalho, que podem incluir os fornecedores, permitem que projetos possam ser gerenciados e eficientemente avaliados; as empresas podem, em decorrência, fixar metas, prazos e responsabilidades.

Os problemas que existirem durante o exame dos processos de trabalho podem ser enfrentados e resolvidos conhecendo-se as causas e não somente os efeitos; é muito comum inclusive certa confusão entre o que é causa e o que é efeito. Enquanto a causa principal não for eliminada, o problema persistirá.

Para que isso seja evitado, há técnicas que identificam as causas principais de cada problema que está determinando efeitos indesejáveis; deve-se eleger parâmetros que possam ser medidos, para verificação das causas e controle dos efeitos. Creiam todos: gerenciar processos de trabalho é o que há de moderno em administração.

Em breve, sob a iniciativa da Secretaria de Planejamento e Orçamento e execução da Escola de Governo e Gestão Municipal, integrantes dos Núcleos Setoriais de cada órgão da Prefeitura, devidamente indicados por suas respectivas chefias, participarão de um Curso que irá credenciá-los ao desempenho mais eficiente e eficaz das suas respetivas tarefas.

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