Cuidados na hora de abrir uma empresa.
Moacir, vou abrir uma empresa. Que cuidados devo ter?
Minha resposta é: além das vendas, propaganda e marketing, cuide da parte administrativa. Conhece o ditado popular “Pau que nasce torto vai morrer torto”? Então, comece do modo certo, porque consertar depois de já estar funcionando é sempre mais difícil.
Normalmente, o aprendiz de empresário está focado na estrutura, compras e vendas para transformar bens e serviços em dinheiro, agregando lucros. Por ser entediante e não possuir conhecimento na área burocrática, a grande maioria dos empresários não se preocupa com esses processos.
Negligenciam a parte burocrática, como se não tivesse a mesma importância das vendas. Pessoas, controles e processos - sem eles bem definidos, azeitados e cobrados, não há possibilidade de se obter lucros, que é a razão de empreender. É provável que a produtividade e qualidade deem lugar a desvios e desperdícios, por falta de uma estrutura financeira administrativa bem elaborada.
O raciocínio tem que ser o seguinte:
Tudo que comprar deve ser vendido, e vendido com lucro. Parece óbvio, e é, mas sem um rastreamento por meio dos processos, essa mercadoria que foi comprada pode ficar encalhada no estoque, ser desviada ou simplesmente a precificação na hora de vender teve um preço abaixo do custo.
O passo a passo é este:
Recrute e contrate pessoas eficientes e com aptidões das vagas administrativas.
Defina os processos que possam rastrear mercadorias e dinheiro.
Processos e controles de compras.
Processos e controles de recebimento.
Processos e controles de armazenamento.
Processos e controles de transformação.
Processos e controles de vendas.
Processos e controles de recebimento.
Processos e controles de pagamentos.
10 - Processos e controles na qualidade dos produtos e serviços ofertados.
Poderia escrever vários livros contando fatos que aconteceram em diversas empresas, nos mais variados seguimentos, inúmeras histórias de desvios, estragos de mercadorias, compras malfeitas, pagamentos de mercadorias que nunca entraram no estoque, cobranças que foram feitas mas que os créditos nunca entraram no caixa da empresa, tudo isso por uma única razão, as empresas não possuíam processos e controles definidos e cobrados.
Hoje é muito mais fácil ter processos e controles nas mãos, porque existem sistemas gerenciais que auxiliam o empreendedor a administrar sua empresa. Lembrando que os sistemas por si não têm serventia. É preciso alimentá-los com informações precisas e auditá-las. Escolha um sistema conforme as suas necessidades e ao seu business, que tenha suporte fácil e um preço compatível com o tamanho da sua empresa.
O empresário, entre tantas atribuições, necessita ter uma rotina diária para saber se os processos definidos estão sendo aplicados, e periodicamente há a necessidade de uma conferência presencial, no olhômetro mesmo, para se certificar de que os dados que estão no sistema estão corretos, principalmente os que se referem a estoques e dinheiro.
Quando você ouvir de um empresário que vende, mas o dinheiro não aparece, não fica, não tem lucro, diga a ele que não tem processos nem controles. Se esse é o seu caso, tome a decisão de ter a sua empresa nas mãos, com processos e controles eficientes. Vai dar trabalho, mas é uma condição de sobrevivência.
Consultor empresarial com especialização em reestruturação de empresas e negociações de dívidas.
Autor dos livros” Como Negociar sem Dinheiro” e “Questione a Sua Gestão e Aprenda a Crescer na Crise.”
Coach de relacionamento empresarial. Auxilia na melhoria das relações entre sócios e familiares.
Palestrante.
Desenvolvedor dos Métodos SIG (Sistema de Impacto na Gestão) e CSP (Coach Sales Performance)
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