Empreendendo | Empreendendo com Moacir Sidou

A importância dos processos administrativos

O ideal era que a empresa contasse com todos os seus processos definidos por escrito
10/07/2018

Alberto é dono de uma sorveteria e de uma só vez perdeu três colaboradores: o que trabalhava no caixa, o rapaz que fazia o sorvete e a pessoa que fazia as compras, funções-chaves para uma pequena empresa.
Alberto sabe como é a funcionalidade de cada cargo, mas ele sozinho não dá conta de treinar os três novos contratados, porque teria de ficar ao lado de cada um, ensinando como deveria ser feito o trabalho e suas peculiaridades.
Toda essa dificuldade deve-se ao fato de os processos da empresa não existirem por escrito, somente pelo conhecimento das pessoas envolvidas e sem fechamentos, deixando os processos abertos, sem nenhuma segurança, sujeitos à baixa produtividade quanto a desvios.
O ideal era que a empresa contasse com todos os seus processos definidos por escrito. Seria mais fácil treinar os novos funcionários. Bastava acompanhar o passo a passo de cada processo de cada setor, inclusive o processo da fabricação do sorvete com suas fichas técnicas, para que as receitas não sofressem alterações.
A situação que o Alberto enfrentou serviu para mostrar a ele que a sua empresa não era bem administrada, e quando a empresa não é bem administrada, sem processos definidos, interligados e cobrados, em sua maioria tem baixa produtividade. Há desperdícios, desvios e insatisfação dos clientes por conta dos produtos ou serviços ofertados.
Mas como os processos devem funcionar?
1º) É preciso que se faça o levantamento das rotinas de cada setor, o passo a passo inerente da função, e essas rotinas devem ser escritas, para que fiquem documentadas.
2º) Identificar os fluxos iniciais e finais dos processos entre os diversos setores da empresa e suas interligações, que chamamos de entradas e saídas.
3º) Depois de definir e testar os processos de cada setor e suas ligações com outros setores da empresa, é hora de escrever, para que sirva de orientação para quando alguém, de algum setor, tiver de ser substituído, a pessoa que ocupar o lugar deve apenas seguir o que já está definido, sem sofrer descontinuidade, além de melhorar os controles.
Exemplo de processo do setor de compras:
• Após receber uma solicitação de compras, é feita pesquisa de preços, observando quantidade, qualidade, entrega e prazo de pagamento.
• Após escolhido o fornecedor, é feito o pedido e enviada uma cópia do documento para o setor que vai receber.
• Já no setor que recebe as mercadorias compradas, ele deve recebê-las de acordo como está no pedido.
• A mercadoria entra para o controle do estoque, do qual só pode sair mediante uma requisição, seja para venda ou para transformação.
• A nota fiscal da mercadoria que entrou deve seguir para o financeiro com a cópia do pedido para dar entrada nas contas a pagar e depois seguir para a contabilidade.
Observe que um simples pedido tem processos do setor de compras e suas ligações com recebimento, estoque e financeiro.
Implantar processos não é difícil, mas sim trabalhoso, e requer tempo e conhecimento do gestor ou de alguém que ele venha a contratar para pôr em prática.
Mas lembre-se: apenas os processos não conseguem resolver os problemas. O gestor precisa acompanhar e auditar, porque processos bem-feitos facilitam as auditagens.
Voltando à sorveteria do Alberto, por não ter processos definidos dos setores e os fluxos interligados, podemos afirmar que a lucratividade é baixa e a empresa está vulnerável a desvios e desperdícios.
Empresas bem organizadas, com seus processos bem elaborados e colocados em prática, quando cobradas e auditadas conseguem identificar as falhas logo no nascedouro e remediar com soluções rápidas e eficientes.
Administre sua empresa com profissionalismo. Implante processos e colha melhores lucros.

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